Menulis Surat Dinas

Setiap organisasi kepemerintahan pasti memerlukan surat dinas untuk memberikan perintah baik atasan ke bawahan ataupun bawahan ke atasan. Jadi surat dinas itu sendiri  adalah surat yang digunakann sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi kelembagaan ataupun kepemerintahan. Surat dinas sering juga disebut dengan surat resmi karena mempunyai fungsi dan tujuan yang sama yaitu jelas dan dapat dipertanggung  jawabkan keaslian dan keutuhannya. Namun memang untuk saat ini surat sudah jarang digunakan sebagai bahan komunikasi karena sudah tergantikan dengan media-media sosial yang semakin hari semakin canggih sehingga keberadaan surat ini memang sudah jarang digunakan lagi namun untuk hal yang formal seperti kelembagaan apalagi kepemerintahan ini diperlukan surat yang resmi agar terlihat lebih formal dan sopan karena apabila menggunakan handphone atau melalui sosial media akan terlihat kurang sopan dan tidak profesional. sebelum ke tinjauan pokok  saya akan menjelaskan dahulu tentang bentuk-bentuk dari surat dinas untuk memudahkan anda dan dapat membedakan berbagai macam-macam surat dinas.

Surat dinas adalah salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan suatu informasi tentang kedinasan, dibuat oleh lembaga, pejabat, organisasi atau instansi pemerintah maupun swasta.

Surat Permohonan Surat Dinas

Surat permohonan ini berisi tentang permohonan atau permintaan sesuatu pada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk mengisi dalam suatu acara seperti seminar. Atau permohonan izin, permohonan pindah tugas/mutasi dan juga pinjaman sesuatu.

Surat ini biasanya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi yang lebih tinggi. Sementara itu untuk instansi atau pejabat yang memiliki kedudukan lebih rendah lebih tepat disebut dengan surat permintaan atau penugasan. Di dalam surat permohonan wajib disebutkan beberapa hal pokok berikut.

1.      Identitas pemohon

2.      Isi permohonan.

3.      Tujuan dan alasan pemohon.

4.      Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

5.      Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

6.      Surat Pemberitahuan

Surat ini biasanya berisi tentang suatu informasi baru yang akan disosialisakan agar diketahui oleh pihak lain yang terkait dengan informasi tersebut. Surat ini bersifat hanya menyampaikan informasi oleh karena itu tidak memerlukan tanggapan atau balasan dalam bentuk surat. Secara umum surat pemberitahuan dibuat dengan sistematik seperti berikut.

§  Bagian pembuka, berisi masalah utama dari dibuatnya surat.

§  Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

§  Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

§  Surat Keterangan

Surat ini biasanya berisi tentang keterangan resmi tantang status atau kondisi seseorang yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki kewenangan. Contohnya surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan sehat dan terbebas dari narkoba yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian.

Selain itu ada juga surat keterangan tidak mampu yang dikeluarkan oleh instansi pemerintahan dan juga surat pengalaman kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat keterangan biasanya diterbitkan oleh pemimpin atau pejabat tinggi dalam sebuah institusi atas permintaan seseorang yang mempunyai kepentingan. Berikut hal-hal yang harus ada dalam surat keterangan.

1.      Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.

2.      Data pribadi pihak yang diterangkan.

3.      Isi keterangan.

4.      Keterangan tanggal berlakunya surat.

5.      Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

 

Cara Menulis Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada beberapa syarat dan kaidah yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas diantaranya menggunakan bahasa resmi yaitu bahasa Indonesia yang memiliki ejaan yang berlaku.

Sedangkan untuk format surat dinas juga memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung kepala surat atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal pembuatan surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup. Cara pembuatan surat dinas sudah pernah ulas lengkap pada artikel contoh dan cara membuat surat resmi.

Contoh Surat Dinas yang Baik

Walaupun sudah dijelaskan di atas tentang surat dinas beserta bagian-bagian yang ada di dalamnya terkadang untuk membuatnya masih merasa kesulitan. Oleh karena itu kami akan memberikan contoh surat dinas untuk dijadikan referensi, sehingga bisa membuat surat dinas dengan format yang baik.

Inilah beberapa contoh surat yang telah kami kumpulkan dari berbagai sumber yang bisa dijadikan sumber referensi dalam membuat surat dinas.

Contoh Surat Dinas Resmi

 

Sumber :

http://blogoinformasi.com/contoh-dan-cara-membuat-surat-dinas-yang-baik-dan-benar/

http://sarungpreneur.com/contoh-dan-cara-membuat-surat-dinas-yang-baik-dan-benar/